Mentaal verzuim: wanneer je lichaam op het werk is, maar je aandacht ergens anders

Bij Kopwaarts voeren we dagelijks gesprekken over inzetbaarheid, vitaliteit en mentaal verzuim. Wat ons opvalt, is dat de termen ‘psychisch verzuim’ en ‘mentaal verzuim’ vaak door elkaar worden gehaald. Hoewel ze overlappen, is het onderscheid cruciaal voor hoe we naar onszelf en onze teams kijken.

Wanneer wij uitleggen wat mentaal verzuim is, gebruiken we vaak de simpelste definitie: fysiek aanwezig, maar mentaal afwezig. Je zit op je stoel, je staart naar je scherm, maar de motor draait in z’n vrij.

De reactie die we dan bijna altijd krijgen? Een zucht van herkenning en de uitspraak: “Maar dat hebben we toch allemaal wel eens?”

En het antwoord is simpel: Ja, dat klopt.

De Menselijke Factor: Waarom we niet 8 uur kunnen knallen

Laten we eerlijk zijn: niemand kan acht uur lang op topniveau focussen. We zijn geen machines die je met een schakelaar aanzet en die constant dezelfde output leveren. We zijn biologische wezens. Dat je soms afgeleid bent, een e-mail drie keer moet lezen voordat je hem echt begrijpt, met ons hoofd bij die lastige privésituatie zitten of simpelweg even uit het raam staren tijdens een overleg, is volkomen normaal. Het is menselijk.

Sterker nog, die momenten van ‘mentale afwezigheid’ zijn vaak een signaal van je systeem. Je brein trekt aan de handrem. Het is een teken dat:

• Je te lang achter elkaar gefocust bent geweest.
• Iets anders in je leven op dit moment meer prioriteit (aandacht) vraagt.
• Je batterij voor creativiteit en probleemoplossend vermogen simpelweg leeg is.

In plaats van dit te veroordelen als ‘luiheid’ of ‘gebrek aan inzet’, zouden we het moeten zien als een uitnodiging om even de benen te strekken.

De 52/17-Regel of de Pomodoro-techniek?

Mentale afwezigheid hoeft niet meteen problematisch te zijn. Ons brein werkt namelijk in natuurlijke focuscycli. Er is veel onderzoek gedaan naar de ideale verhouding tussen inspanning en ontspanning. Een bekende methodiek is de Pomodoro-techniek (25 minuten werken, 5 minuten pauze), maar voor diepe focus wordt vaak de 52/17-regel geadviseerd. Uit data-onderzoek blijkt dat de meest productieve mensen gemiddeld 52 minuten intensief werken, gevolgd door 17 minuten volledige rust. Nieuw onderzoek heeft het zelfs over 112/26-regel. Wat de tijd ook is uiteindelijk draait het er vooral om dat je na een periode van gefocust werken, een periode van rust neemt.

Waarom werkt dit? Omdat je je hersenen de kans geeft om de opgeslagen informatie te verwerken en je ‘mentale cache’ te legen. Even een rondje lopen, een luchtig gesprek voeren met je collega of wat lichamelijke oefeningen te doen, laadt je creativiteit weer op. Het verschil tussen een middag doormodderen in mentaal verzuim of een middag productief zijn, zit vaak in die 15 minuten die je durft te nemen voor jezelf. Die kleine onderbrekingen zorgen ervoor dat:

• je concentratie zich kan herstellen
• je creativiteit weer ruimte krijgt
• je stressniveau daalt
• je hersenen informatie beter verwerken

In feite werkt ons brein vergelijkbaar met een spier. Als je een spier continu belast zonder herstelmomenten, raakt hij uiteindelijk overbelast. Met ons mentale systeem werkt het precies zo.

Waar de grens vervaagt: Wanneer wordt het een probleem?

Als we het allemaal wel eens ervaren, waar zit dan het probleem? Het verschil tussen normale mentale afleiding en mentaal verzuim zit vooral in de duur en de intensiteit.

Mentale afleiding is tijdelijk. Je merkt dat je aandacht verslapt, neemt een korte pauze en daarna kun je weer verder. Bij mentaal verzuim is dat anders. Dan is iemand fysiek aanwezig op het werk, maar mentaal nauwelijks beschikbaar voor het werk zelf.

De afleiding overheerst, de concentratie is voortdurend laag, taken kosten veel energie, er worden meer fouten gemaakt en het werktempo zakt. Daarnaast merk je dat je sneller overprikkeld raakt, je moeite hebt om informatie op te nemen, voortdurend uitstelt, en continu ‘vol’ zit in je hoofd.

Er ontstaat dus een risico wanneer:

1. De afleiding chronisch wordt: Je bent niet incidenteel afgeleid, maar je bent de regie over je focus volledig kwijt.

2. Herstel wordt uitgesteld: We negeren de signalen van ons lichaam. We drinken nog een extra bak koffie om de middagdip te negeren. We werken door de lunch heen. We nemen de spanning mee naar huis en slapen slecht.

Stress als Motor, Herstel als Brandstof

Stress heeft een slecht imago, maar in de basis is stress niets anders dan een biologische motor. Het is de adrenaline en cortisol die ervoor zorgen dat we in beweging komen, dat we die deadline halen en dat we scherp zijn tijdens een belangrijke presentatie. Stress is actie.

In gezonde vorm verloopt stress volgens een eenvoudig ritme: belasting → spanning/stress → herstel

Maar… en dit is de grootste ‘maar’ in ons vakgebied: stress zonder herstel is roofbouw.

Wanneer we de pauzes overslaan, de avonden doorwerken en de signalen van ons lichaam negeren, ontstaat er een langdurige spanning op ons systeem. Je lichaam blijft in de ‘vecht-of-vlucht’-modus staan. Het gevolg? Je herstelt niet meer, noch lichamelijk, noch mentaal. Dit is de glijdende schaal naar burn-out en langdurig psychisch verzuim.

Wat begon als tijdelijke mentale afleiding kan zo langzaam verschuiven naar structurele mentale overbelasting.

De overlap met psychisch verzuim

Hier ligt ook de overlap tussen mentaal verzuim en psychisch verzuim. Mentaal verzuim kan namelijk een vroeg signaal zijn dat het systeem onder druk staat.

Dat maakt mentaal verzuim lastiger zichtbaar. Anders dan bij ziekteverzuim is iemand immers gewoon op het werk.

Wanneer die signalen niet worden herkend of genegeerd, kan de belasting zich verder opbouwen.

In dat geval kan mentaal verzuim uiteindelijk overgaan in psychisch verzuim, waarbij iemand daadwerkelijk uitvalt door bijvoorbeeld burn-out, stressklachten of andere psychische problematiek.

Juist daarom is het zo belangrijk om aandacht te hebben voor de fase vóór uitval.  Niet wanneer iemand al ziek thuis zit, maar wanneer de eerste signalen zichtbaar worden.

De Rol van Kopwaarts

Bij Kopwaarts geloven we dat het herkennen van mentaal verzuim de eerste stap is naar preventie. Het gesprek moet niet gaan over “waarom ben je niet productief?”, maar over “wat heb je nodig om weer op te laden?”.

Wanneer we leren luisteren naar de menselijke behoefte aan rust, voorkomen we dat incidentele afgeleid-heid verandert in structurele uitval. Herstel is niet iets wat je doet ‘als er tijd over is’. Herstel is een essentieel onderdeel van je werk.

Onze tip voor vandaag:

Kijk eens kritisch naar je agenda. Heb je blokken van focus gerespecteerd? En nog belangrijker: heb je de pauzes daarna ook écht genomen? Gun jezelf die verfrissing. Je brein (en je werkgever) zal je dankbaar zijn.

Wil je meer weten over hoe je mentaal verzuim bespreekbaar maakt binnen jouw team? Of hoe je een cultuur creëert waarin herstel prioriteit krijgt? Neem contact op met Kopwaarts. Wij helpen je de koers te bepalen naar een vitaal en veerkrachtig team.