De mythe van multitasken

En waarom ons brein niet gemaakt is om tegelijk te vergaderen, mailen en WhatsAppen

Notificaties vragen onafgebroken onze aandacht en multitasken lijkt de oplossing om alles gedaan te krijgen. Terwijl we in een vergadering zitten, werken we onze mail bij en sturen we tussendoor een bericht op WhatsApp. We noemen dat efficiënt. Maar in werkelijkheid is multitasken een van de grootste misverstanden in de moderne werkcultuur.

Onderzoek van Stanford University laat zien dat mensen die zichzelf “goede multitaskers” noemen, juist meer moeite hebben om informatie te filteren, hun geheugen slechter benutten en sneller afgeleid zijn dan mensen die focussen op één taak. Multitasken is dus niet alleen een illusie van productiviteit, het schaadt je brein ook structureel.

Wat er gebeurt in je brein

Ons brein kan geen twee complexe taken tegelijkertijd uitvoeren. Wat het wel kan, is razendsnel schakelen. Dit proces heet task switching. Elke keer dat je van de ene taak naar de andere springt, moet je hersenen opnieuw ‘opstarten’. Dat kost tijd, energie en focus.

De gevolgen van task switching:

• 20 tot 40% productiviteitsverlies. Onderzoek van de American Psychological Association toont aan dat de hersteltijd na een taakwisseling soms enkele minuten duurt.
• Foutgevoeligheid. Omdat het werkgeheugen overbelast raakt, worden slordigheidsfouten onvermijdelijk.
• Stress en overprikkeling. Het zenuwstelsel blijft in een staat van alertheid, wat leidt tot spanning, onrust en vermoeidheid.
• Verlies van creativiteit. Je komt niet toe aan de ‘deep work’-modus waarin vernieuwende ideeën ontstaan.

Voor organisaties zijn de gevolgen van multitasken groot. Vergaderingen waarin deelnemers ondertussen mailen, leiden tot oppervlakkige besluiten. Teams die constant ‘aan’ staan, ervaren meer fouten, langere doorlooptijden en hogere werkdruk.

De kosten lopen verder op wanneer multitasken structureel leidt tot mentaal verzuim: medewerkers die fysiek aanwezig zijn, maar mentaal afwezig.

Single-tasking: werken met aandacht

De tegenhanger van multitasken is single-tasking. Eén taak, volledige focus. Het klinkt bijna ouderwets in onze snelle wereld, maar de voordelen zijn enorm:

• Hogere kwaliteit en minder fouten.
• Meer rust en energie aan het einde van de dag.
• Diepere concentratie, waardoor creativiteit en innovatie meer ruimte krijgen.
• Lagere kans op overprikkeling en stressklachten.

Praktische strategieën voor single-tasking:

1. Batch je communicatie. Plan vaste momenten voor mail en berichten in plaats van steeds tussendoor.
2. De 25/5-regel. Focus 25 minuten op één taak, neem 5 minuten micro-pauze. (Ook bekend als Pomodoro-techniek.)
3. Creëer prikkelvrije zones. Zet notificaties uit en sluit onnodige tabbladen.
4. Agendeer deep work. Blokkeer in je agenda tijdvakken voor taken die concentratie vereisen.
5. Check-in met je team. Maak afspraken dat “beschikbaar zijn” niet hetzelfde is als “altijd bereikbaar zijn.”

Multitasken is niet alleen een individueel probleem, maar ook een culturele norm geworden. “Altijd bereikbaar zijn” wordt vaak verward met betrokkenheid. Leidinggevenden spelen daarom een sleutelrol in de omslag naar single-tasking:

• Geef het goede voorbeeld. Als manager tijdens een vergadering je mail checken? Dat normaliseert multitasken.
• Herken signalen van mentaal verzuim. Vraag actief naar focus, energie en werkdruk.
• Faciliteer herstelmomenten. Korte pauzes en duidelijke afspraken over bereikbaarheid zijn preventie, geen luxe.

Multitasken is dus geen teken van productiviteit maar van versnippering. Elk brein (hoe slim of ervaren ook) werkt beter met focus dan met chaos. Door single-tasking te omarmen, winnen medewerkers niet alleen rust en energie terug, maar boeken organisaties ook betere resultaten.

💡 De uitdaging voor vandaag: kies één taak die je normaal gesproken combineert met iets anders. Geef het je volledige aandacht. En ervaar zelf het verschil!